כללי יסוד לניהול ועדות במתן

1. כחבר ועדה יוכל לשמש תושב רשום בישוב והמתגורר בו באופן קבע לפחות 6 חודשים רצופים.
2. הרכב ועדה לא יפחת מ-3 חברים ויכלול מספר אי זוגי של חברים.
3. ועדה תיידע את הועד על הרכב חבריה פעמיים בשנה.
4. כדי למנוע ניגודי אינטרסים, ובכפוף לצו המועצות האזוריות, עובד שכיר בועד היישוב או מי שנותן שירותים בשכר לועד בתחום הקשור באופן ישיר או עקיף בתחום בו עוסקת הועדה לא יוכל לשמש חבר בועדה אלא אם התקבל אישור לכך מועד היישוב וגם אז לא יהיה רשאי לפעול מטעם הועדה בנושאים בהם הוא זכאי לשכר מהועד.
באור לסעיף 4: שכיר ונותן שירותים- הכוונה גם לקרוב,סוכן או שותף או תאגיד שיש לו עניין בהון או ברווח. לעניין זה קרוב- בן/בת זוג, הורה, בן, בת, אח, אחות. החלטה זו נסמכת על חוק העמותות וצו המועצות האזוריות שהועד כפוף לו.

1. כל ועדה תבחר ותמנה את יו"ר הועדה מבין חברי הועדה.
2. יושב הראש יבחר בהצבעה ויבחר על פי רוב יחסי.
3. יו"ר ועדה יכהן לתקופה שלא תעלה על שנתיים מיום היבחרו. לאחר מכן ניתן בהצבעה להאריך את כהונתו בשנה נוספת. מעבר לכך, יש צורך באישור הועד.

1. הועדה תכין תוכנית עבודה שנתית ודרישת תקציב על פי תחומי הפעילות שהוגדרו לה.
2. התוכנית והתקציב התואם יוגש לאישור הועד במועד שיקבע.
3. הועדה תפעל בכפוף לתוכנית העבודה ולמסגרת התקציב שיקבע הועד. בקשות לשינויים בתקציב במהלך השנה יועברו לאישור ועדת כספים.
4. באחריות הועדה לבצע מעקב שוטף על תקציבה ולדווח לועד על כל חריגה. הועד יעמיד לצורך זה לטובת הועדה את כל הכלים העומדים לרשותו.
5. ועדה תגיש סיכום פעילות שנתית/חלקית במועדים שיקבעו מעת לעת על ידי הועד.
6. ככלל, אם לא יקבע אחרת מועד הגשת הסיכום השנתי, תוכנית העבודה והתקציב לשנה החדשה יעשה עד - 30אוקטובר, בכל שנה.

במטרה להבטיח שקיפות לציבור והתנהלות סדירה יפעלו חברי הועדה על פי הכללים הבאים:
1. כל ועדה ,בשים לב להחלטות הועד, רשאית לקבוע לעצמה את סדרי עבודתה ודיוניה.
2. ישיבות הועדות יתקיימו באופן סדיר בתדירות שתיקבע על ידי חבריה ובמידת הצורך תתכנס ל"ישיבות שלא מן המניין".
3. יו"ר הועדה יעביר לחבריה עדכונים שהועברו אליו מהועד בנושאים בהם עוסקת הועדה.
4. לכל ישיבה ירשם פרוטוקול קצר ובו עיקרי הנושאים שהיו על סדר היום וסיכום החלטות. הפרוטוקול יופץ בין חברי הועדה ויועבר ליו"ר הועד.
5. בכל מיקרה של הצבעה על נושא מסוים ירשם בברור בפרוטוקול הנושא שהועלה להצבעה ותוצאות ההצבעה.
6. החלטות הועדה יועברו לידיעת יו"ר הועד ואישורו הסופי.

במטרה להבטיח קשר בין הועדות השונות ותאום בפעילותן יתקיימו מספר פורומים להצגה ותאום עבודה:
1. יוקם פורום ועדות יישובי שכל ועדה תשלח נציג מטעמו: בפורום זה תוצג תכנית העבודה ויבוצע תאום בין הועדות. פורום זה יתכנס לקראת הכנת תוכנית עבודה שנתית ובמהלך השנה בהתאם לצורך.
2. פורום קהילה: מעת לעת ייוחד פורום קהילה להצגת תוכניות בפני תושבי הישוב וחברי הועדות השונות. נציג הועדה יופיע בפורום הקהילה.
3. פורום יעודי: פורום מצומצם של מספר ועדות העוסקות בנושאים דחופים. פורום זה יכול להיות קבוע או אד-הוק על פי העניין.

1. מעמד הועדות ההתנדבותיות בישוב הינו מעמד של גוף מייעץ.
2. ספקים - רכישות והתקשרות לביצוע תוכניות הועדות יבוצעו על פי הנחית ועד הישוב. העבודה מול ספקים תבוצע על ידי אנשי הועדה בהנחיית הועד או על ידי מי שימונה לכך על ידי ועד הישוב ובהתאם לכללים והנהלים שקבע הועד
3. פעילות מול גורמי חוץ- תיעשה בתיאום עם הועד ועל פי הנהלים.

כאמור חברי הועדות פועלים על בסיס התנדבותי על חשבון זמנם הפנוי לפיכך חשוב לספק לועדות גבוי לוגיסטי אשר יבטיח שחברי הועדות ישקיעו את מירב זמנם בהכנת תשתית רעיונית ותכנונית בתחום עיסוקם ולא בעבודות ארגון. הגיבוי הלוגיסטי יבוא לידי ביטוי בשני תחומים מרכזיים:
1. האחריות על ביצוע תוכניות הועדות השונות תחול על ועד היישוב או מי שימונה על ידו.
2. אספקת מידע המצוי ברשויות שונות אשר נחוץ לצורכי פעילות הועדות יעשה על ידי הועד או מי שימונה על ידו.
3. חברי הועדות יוכלו להשתמש במתקני הישוב לרבות משרדי הועד לצורך פעילותם.